B2B 수출 상담회 통역 팁

안녕하세요, 마리몬다입니다. 

다들 좋은 하루 보내고 계신가요? 오늘은 B2B 수출 상담회 통역 팁을 올립니다. 저보다 경험도 더 많고 경력도 더 좋으신 분들이 많으시겠지만, 처음 하시는 분들이라면 어디서부터 무엇을 준비해야 하는지에 대한 고민이 많으실 거예요. 저도 일을 하게 될 때마다 매번 뇌가 리셋되는 기분?이라 어디서부터 준비해야 하나 싶어서 항상 고민해요. 부족한 기억력을 기록으로 채워보고자 준비 과정을 한 번 정리해 봤습니다. 다음에 저도 다시 참고할 수 있고, 처음으로 B2B통역하시는 분들에게 조금이라도 도움이 된다면 좋을 것 같아요. 이건 제가 하는 방법이니 참고하시는 방향으로만 활용하시고 본인에게 맞는 방법을 다들 찾으실 수 있기를 바랍니다.

 

수출 상담회 통역은 크게 다음의 세 단계로 나뉘는 데요.

1. 상담회 전 준비

2. 미팅 중 통역 

3. 상담 후 정리

 

1, 상담회 전 준비

 

상담회 전에는 일단 '지피지기면 백전불태'라는 말처럼 수출상담회의 주제와 상품에 대해 알아야 합니다.  주관 기관은 물론이고 해당 기관에서 이전에 비슷한 상담회가 진행한 적이 있었는 지, 어디에서 열렸었는지 등에 대해서 간단히 알아두고 이번 상담회에 참석하는 기업들에 대해서도 간단히 기업명 정도는 알아두면 좋은 것 같습니다. 보통 기업은 랜덤으로 배정되는 경우가 많은 데, 간혹 기업을 고를 수 있게 하는 경우도 있을 수 있어요. 그때 참석 기업 중 관심 있는 기업이 있다면 준비 과정이나 업무 동안에도 더 즐겁게 일할 수 있는 것 같아요.

 

업체 파악

 

일단 업체가 배정되면, 담당 업체에 대한 정보를 파악해야 합니다. 업체의 연혁에 대한 간단한 숙지는 물론이고 수출상담회에서 소개될 제품에 대한 조사도 필요해요. 통역 시 많이 등장할 내용인 제품의 전반적인 특성과 타 제품과 비교할 때 특히 우수하다고 여겨지는 점을 바탕으로 기존 수출 여부, 기술의 경우 특허가 있는지 여부(있다면 특허 종류), 식품의 경우 식품 관련 인증(HACCP, HALAL 등)을 받았는지 등을 알아두시면 좋습니다. 

 

용어 정리

 

또 일반적으로 수출, 무역 통역에 많이 나오는 표현들도 다시 한 번 정리해 주시면 좋아요. 보통 상담은 영어로 진행되기는 하지만, 간혹 영어를 하지 못하는 바이어가 오는 경우도 있기 때문에 한국이 아닌 현지에서 진행되는 행사라면 무역 영어 표현을 해당 언어로 정리해 주는 것도 필요해요. 상담에서 나올 법한 질문(MOQ, 운송 방법, 선적 방법 등)도 미리 정리해 두면 좋습니다.

 

행사 당일 업체와의 미팅

 

행사 당일, 보통 상담이 진행되기 30분~1시간 정도 업체와 미팅 시간이 주어집니다. 이 시간을 잘 활용하는 게 중요하더라고요. 앞서 준비한 내용을 바탕으로 담당자와의 대화를 통해 일단, 업체에서 주력으로 밀고자 하는 상품이 무엇인지에 대해 파악해야하고, 미리 정리해 둔 운송 방법이나 최소구매, 주문수량, 그리고 그에 따른 단가, 발주 후 소요되는 시간 등을 미리 물어보고 정리해 두면 실제 상담에서 많은 시간을 아낄 수 있습니다.

 

2.  상담 미팅 중 통역

 

상담 미팅 중 체크할 내용

 

본 통역은 보통 업체당 30분에서 40분 정도 진행됩니다. 담당 업체도 통역해주어야 하고 바이어사의 관계자 말도 통역해야 하니 실제로 상담이 이루어지는 건 약 15분에서 20분 정도예요. 시간이 긴 것 같지만 이 시간동안 오고 간 대화를 바탕으로 상담 일지도 작성해야 하니 대화 중간중간 주요 내용을 메모해 놓는 것이 중요합니다. 특히, 숫자 관련된 것들을 꼭 적어놓으셔야 해요. 상담 금액이나 발주 금액, 발주량은 상당히 중요한 정보이기 때문에 혹시라도 놓쳤다면 양해를 구하더라도 다시 꼭 확인하는 것이 모두에게 좋습니다. 상담을 마치고 나면 통역사가 상담 보고서를 필히 작성해야하는데 상담 금액이나 계약 금액같이 금액을 적는 칸이 있는 데 이 칸을 꼭 채워 넣어야 하더라고요. 상담을 했어도 이런 가시적인 금액에 대한 명시가 없으면 상담하지 않은 것과 마찬가지로 간주된다고 교육을 받았습니다.

 

사실 미리 정리를 안해놓으면 정신없이 통역하다가 시간이 다 지나기 일쑤입니다. 그래서 저는 한국쪽 업체와 미리 상담 방향을 어떻게 진행할 것인지 결정하고, 꼭 물어봐야 하는 질문 리스트를 정리해 놓고 표시해 가며 빠진 내용이 없도록 체크하면 방식으로 진행했습니다.

 

업체의 성향에 따른 업무

 

업체의 성향에 따라서 업무 범위가 조금 달라질 수도 있습니다. 일단 주도적인 업체를 만나면 메인 업무인 통역과 메모 후 일지 작성을 했어요.그런데 간혹 통역가가 주도적으로 진행하기를 바라는 업체들도 있습니다. 이 경우에는 통역 업무의 특성상 완전 주도적으로 진행하기는 어렵지만, 한국 쪽 업체의 해외영업팀원 같은 마인드로 '이런 부분을 물어보겠습니다.' 나 '이런 부분을 물어보면 좋을 것 같아요'라는 언급을 통해 업체 분의 양해를 구하고 상담 통역에 임하면 조금 더 도움이 되는 것 같아요. 이 부분 역시 상담회 당일 업체와의 미팅 시간을 잘 활용하여 업체의 성향을 파악하는 게 중요해요.

 

쉬는 시간 활용

 

일반적으로 오전에 3-4팀, 오후에 4-5팀 정도 미팅이 잡혀있고, 한 업체와 상담이 끝나면 다음 업체가 오기 전까지 약 10분에서 20분 정도 쉬는 시간이 주어집니다. 쉬는 시간에 화장실도 가고 간단한 간식도 먹으라고 하지만, 개인적으로는 쉬는 시간에는 전에 상담한 업체의 상담 보고서를 작성해야 해서 조금 빠듯한 편으로 느껴졌어요. 또, 미팅을 잡지 못한 바이어가 쉬는 시간에 잠시라도 미팅을 원하는 경우도 많습니다. 그래서 어쩔 수 없는 경우에는 업체 분의 양해를 구하고 자리를 비우지만, 그냥 점심시간 때 화장실을 간다라고 준비하는 게 좋은 것 같아요.

물론 보고서는 상담이 다 끝난 후 한 번에 작성해도 상관은 없지만, 개인적으로는 미팅이 끝나고 바로바로 작성하는 게 미팅 내용을 바로바로 복기할 수 있어서 좋은 것 같아요.

 

3.  상담 미팅 후 정리

 

상담 일지 작성

 

쉬는 시간에 틈틈이 정리해둔 상담 일지를 최종적으로 정리하여 제출합니다. 당일 미팅에 대한 상담 일지는 당일에 제출해야 하기 때문에 보통 수기로 쓰게 됩니다. 일지는 누가 보더라도 알아보기 쉬워야 하기 때문에 되도록이면 또박또박 글을 쓰고, 미팅에서 나온 내용의 핵심적인 부분을 작성하면 됩니다. 

 

숫자와 더불어 중요한 게 바이어 사에 대한 정보입니다. 바이어 사에서 명함을 가지고 와서 업체 분에게는 주는 경우가 있는데 통역사에게는 주지 않는 경우가 많습니다. 이 경우 명함을 요청하여 상담 일지에 첨부하는 것이 좋습니다. 또한, 담당자의 이름이나 직책, 연락처 등의 주요 정보를 적는 데 소요되는 시간 역시 아낄 수 있습니다. 

 

상담 일지에는 추후 업체에서 바이어 사에 대해 쉽게 떠올릴 수 있도록 바이어 사에 대한 간단한 정보, 업력이나 주요 취급 상품, 위치, 관심을 보이는 상품, 상담을 진행한 상품 등에 대한 정보를 포함시키면 좋습니다.

 

오늘은 단순한 후기 포스팅이 아니라 정보 포스팅이라 내용이 좀 길어졌네요. B2B 통역을 준비하시는 분들에게 도움이 되었길 바랍니다.

 

그럼 다들 건강하시고 다음 포스팅에서 또 만나요! 😀